Consiliul de
Administratie al
SOMETRA S.A.
O societate inregistrata si care functioneaza in conformitate cu legile din Romania, cu sediul social in Loc. Copsa Mica, Oras Copsa Mica, Str. Fabricilor nr. 1, Judet Sibiu, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J32/124/1991, cod unic de inregistrare 813526, EUID ROONRC.J32/124/1991 („Societatea”), avand un capital social subscris si varsat in intregime de 66.442.865 Lei, divizat intr-un numar de 26.577.146 actiuni nominative, ordinare, emise in forma dematerializata, fiecare avand o valoare nominala de 2,5 Lei, in baza Deciziei Consiliului de Administratie al Societatii nr. 1 din data de 24.02.2021 in conformitate cu dispozitiile art. 117 si 15324 din Legea societatilor nr. 31/1990, convoaca:
Adunarea Generala
Extraordinara a Actionarilor
in data de 2.04.2021, ora 11.00 la sediul social
al Societatii, situat in Loc. Copsa Mica, Oras Copsa Mica, Str. Fabricilor nr.
1, Judet Sibiu, Romania,
in cazul in care Adunarea nu va intruni cvorumul de prezenta prevazut de Legea
31/1990, Adunarea Generala Extraordinara va avea loc la data de 5.04.2021, ora
11.00, in acelasi loc, cu aceeasi ordine de zi si cu respectarea conditiilor
prevazute in prezenta convocare pentru toti actionarii
inregistrati la sfarsitul zilei de 22.03.2021 (data de referinta) in registrul
actionarilor, cu
urmatoarea ordine de zi
1.
Completarea
obiectului de activitate a Societatii cu codurile CAEN de mai jos:
-
3811
Colectarea deseurilor nepericuloase
-
3812 Colectarea
deseurilor periculoase
-
3832 Recuperarea
materialelor reciclabile sortate
2. Se propune ca data de inregistrare ziua de 23.04.2021 si a datei de 22.04.2021 ca ex date.
Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor
Pentru data de 2.04.2021,
ora 11.30, in locatia din incinta Societatii, iar in cazul in care Adunarea nu
va intruni cvorumul de prezenta prevazut de Legea 31/1990, Adunarea Generala Ordinara
va avea loc la data de 5.04.2021, ora 11,30, in acelasi loc, cu aceeasi ordine
de zi si cu respectarea conditiilor prevazute in prezenta convocare. La adunare vor putea participa toti
actionarii inscrisi la Depozitarul Central S.A., la data de referinta
23.03.2021, cu urmatoarea ordine de zi:
1)
Prezentarea
si aprobarea raportului financiar-contabil al Societatii de catre Consiliul de
Administratie si a situatiilor financiare, pentru anul 2020;
2)
Prezentarea
si aprobarea raportului auditorului financiar, pentru anul 2020;
3)
Descarcarea
de gestiune a administratorilor pentru anul 2020;
4)
Stabilirea
bugetului de venituri si cheltuieli si a programului de activitate pentru
exercitiul financiar 2021
5) Se propune ca data de inregistrare ziua de 23.04.2021 si a datei de 22.04.2021 ca ex date.
Informatii importante in legatura cu situatia
provocata de COVID-19
Avand in vedere evolutia situatiei epidemiologice determinata de
raspandirea coronavirusului SARS-CoV-2, in vederea protejarii actionarilor sai,
precum si a celorlalti participanti, Societatea doreste sa limiteze, pe cat mai
mult posibil, in limitele cadrului legislativ aplicabil in prezent,
interactiunile umane in legatura cu evenimentele corporative ale Societatii,
inclusiv adunarile generale ale actionarilor.
In acest sens, Societatea recomanda cu tarie actionarilor sa
utilizeze mijloacele de interactiune la distanta cu privire la Adunarea
Generala Extraordinara/Ordinara a Actionarilor, precum:
i.
accesarea materialelor aferente Adunarii Generale Extraordinare/Ordinare
a Actionarilor, in format electronic, cu evitarea, in masura in care este
posibil, a transmiterii acestora in copie fizica, prin posta, servicii de
curierat sau ridicarii in mod personal, de la sediul Societatii; toate
materialele aferente Adunarii Generale Extraordinare/Ordinare a Actionarilor
vor fi disponibile pe pagina de Internet a Societatii, www.sometra.ro, conform celor mentionate in
prezentul;
ii.
transmiterea, prin e-mail, in conditiile mentionate in prezentul
convocator, cu evitarea, in masura in care este posibil, a transmiterii
acestora in copie fizica prin posta, servicii de curierat sau depunerii in mod
personal la registratura Societatii, de catre actionari a propunerilor de
introducere de noi puncte pe ordinea de zi sau, dupa caz, a proiectelor de
hotarare pentru punctele incluse sau propuse a fi incluse pe ordinea de zi si a
intrebarilor cu privire la Adunarea Generala Extraordinara/Ordinara a
Actionarilor;
iii.
transmiterea de catre actionari a imputernicirilor generale sau,
dupa caz, a imputernicirilor speciale prin e-mail, in conditiile mentionate in
prezentul convocator, cu evitarea, in masura in care este posibil, a
transmiterii acestora in copie fizica prin posta, servicii de curierat sau
depunerii in mod personal la registratura Societatii;
iv.
votarea prin corespondenta si, de preferinta, prin e-mail, in
conditiile mentionate in prezentul convocator, cu evitarea, in masura in care
este posibil, a transmiterii acestora in copie fizica prin posta, servicii de
curierat sau depunerii in mod personal la registratura Societatii.
De asemenea, recomandam ca fiecare actionar care va participa
fizic la Adunarea Generala Extraordinara/Ordinara a Actionarilor, fie personal,
fie prin reprezentant legal sau imputernicit, sa respecte masurile generale de
prevenire a raspandirii COVID-19, precum si recomandarile autoritatilor in ceea
ce priveste starea de sanatate si sa se asigure ca nu prezinta simptome
specifice COVID-19.
In functie de evolutia situatiei provocata de COVID-19, intre
momentul publicarii prezentului convocator si data tinerii Adunarii Generale
Extraordinare/Ordinare a Actionarilor, vom adopta masurile corespunzatoare,
necesare sau impuse de autoritati, cu informarea in mod corespunzator, a
actionarilor Societatii.
Nu in ultimul rand, atragem atentia ca participarea la evenimente/intruniri publice desfasurate in spatii inchise, in conditiile impuse de autoritati la acel moment, expune participantii la o posibila contaminare cu coronavirusul SARS-CoV-2, iar Societatea si/sau conducerea acesteia nu ar putea fi tinute raspunzatoare pentru un astfel de risc.
Documentele aferente
Adunarilor Generale a Actionarilor
Incepand cu data publicarii convocatorului,
convocatorul, numarul total de actiuni si drepturile de vot la data convocarii,
textul integral al documentelor si materialelor informative referitoare la
problemele de pe ordinea de zi, inclusiv raportul cu privire la situatia
patrimoniala a Societatii, intocmit de Consiliul de Administratie si insotit de
observatii ale auditorului intern, sunt publicate pe pagina de Internet a
Societatii, www.sometra.ro, aflandu-se la dispozitia
actionarilor si la sediul social al Societatii, si se pot obtine pe suport de
hartie la cererea actionarilor interesati, transmisa la sediul social al
Societatii situat in Loc. Copsa Mica, Oras Copsa Mica, Str. Fabricilor nr. 1,
Judet Sibiu, Romania, prin fax, la mumarul 02698420325 sau la adresa de e-mail:
info@sometra.ro.
Propuneri ale
actionarilor cu privire la Adunarea Generala a Actionarilor
Actionarii reprezentand, individual sau
impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Societatii, au dreptul de a
solicita, in scris, introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a adunarii si
sa faca propuneri de hotarari pentru punctele incluse sau astfel introduse pe
ordinea de zi, in termen de cel mult 15
zile de la data publicarii convocatorului in Monitorul Oficial al
Romaniei – Partea a IV-a.
Drepturile mentionate mai sus pot fi exercitate
numai in scris si pot fi transmise prin servicii de posta sau curierat la
sediul social al Societatii situat la adresa mentionata mai sus, prin fax, la
numarul 0269840325 sau prin mijloace electronice la adresa info@sometra.ro, cu mentiunea scrisa in clar
si cu majuscule: „PROPUNERI PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA/ORDINARA
A ACTIONARILOR DIN 2/5.04.2021”. In cazul in care se propune introducerea
unor puncte noi pe ordinea de zi a Adunarii Generale Extraordinare sau Ordinare
a Actionarilor, se vor transmite totodata (i) documentele care atesta
identitatea actionarului/actionarilor, (ii) propunerile de hotarari cu privire
la punctele nou incluse, precum si (iii) informatii suplimentare cu privire la
punctele propuse, care sa asigure o informare adecvata a tuturor actionarilor
referitor la problemele supuse dezbaterii.
Intrebari referitoare la
Adunarea Generala Extraordinara sau Ordinara a Actionarilor
Fiecare actionar, indiferent de nivelul
participatiei la capitalul social, are dreptul sa adreseze intrebari privind
punctele de pe ordinea de zi inaintea datei de desfasurare a adunarii.
Intrebarile pot fi adresate numai in scris si
pot fi transmise prin servicii de posta sau curierat la sediul social al
Societatii situat la adresa mentionata mai sus, prin fax, la numarul 0269840325
sau prin mijloace electronice la adresa info@sometra.ro
cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: „PENTRU ADUNAREA GENERALA
EXTRAORDINARA/ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 2/5.04.2021, impreuna cu documentele
care sa ateste identitatea actionarului. Pentru asigurarea bunei desfasurari si
pregatiri a adunarii generale, actionarii sunt rugati sa exercite dreptul de a
adresa intrebari privind ordinea de zi in termen de cel mult 15 zile de la data
publicarii convocatorului in Monitorul Oficial – Partea a IV-a. Societatea va
putea raspunde la aceste intrebari prin publicarea informatiei solicitate pe
pagina de web a Societatii www.sometra.ro, , in format
intrebare-raspuns.
Participarea si
reprezentarea la Adunarea Generala Extraordinara sau Ordinara a Actionarilor
Data de referinta este 22.03.2021. Numai
actionarii inscrisi la aceasta data in registrul actionarilor tinut de
Depozitarul Central S.A. vor putea participa si vota in cadrul
adunarilor generale. Actionarii pot participa la Adunarea Generala
Extraordinara sau Ordinara a Actionarilor direct sau pot fi reprezentati prin
alte persoane, cu exceptia administratorilor, directorilor ori functionarilor
Societatii, pe baza de procura speciala, sau pot vota prin corespondenta.
a.
Participare persoane
fizice
Documentele necesare pentru participarea la
Adunarea Generala Extraordinara si Ordinara a Actionarilor persoane fizice
sunt:
·
daca actionarul se
prezinta personal: actul de identitate (buletin de identitate/carte de
identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport sau alt act de
identitate recunoscut de Statul Roman pentru cetatenii straini);
·
daca actionarul este
reprezentat de o alta persoana: (i) procura speciala semnata de actionarul
reprezentat, cuprinzand instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct
inscris pe ordinea de zi a adunarii generale a actionarilor si (ii) actul de
identitate al reprezentantului, aratat la paragraful anterior.
b.
Participare persoane
juridice
Reprezentantii actionarilor persoane juridice
isi vor dovedi calitatea astfel:
·
reprezentantul legal –
document oficial care ii atesta aceasta calitate (ex.: act constitutiv,
extras/certificat constatator eliberat de Registrul Comertului sau alta dovada
emisa de o autoritate competenta din statul in care actionarul este
inmatriculat legal), prezentat in original sau in copie conforma cu originalul;
documentul oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului
persoana juridica va fi emis cu cel mult 3 luni anterior datei publicarii
convocatorului in Monitorul Oficial al Romaniei – Partea a IV-a;
·
persoana careia i s-a
delegat competenta de reprezentare – (i) procura speciala semnata de
reprezentantul legal al persoanei juridice respective, cuprinzand instructiuni
specifice de vot pentru fiecare punct inscris pe ordinea de zi a adunarii
generale a actionarilor, si (ii) documentul oficial care atesta calitatea de
reprezentant legal al persoanei juridice, aratat mai sus.
Persoana fizica care se prezinta la Adunarea
Generala Extraordinara sau Ordinara a Actionarilor in calitate de reprezentant
(legal sau conventional) al unui actionar persoana juridica va fi identificata
pe baza actului de identitate, aratat mai sus.
Documentele prezentate intr-o limba straina,
alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe
teritoriul Romaniei), vor fi insotite de traducerea in limba romana realizata
de un traducator autorizat.
c.
Procura speciala
Incepand cu data publicarii convocatorului,
formularele de procuri speciale vor fi publicate pe pagina de web a Societatii,
www.sometra.ro, si pot fi transmise de
catre Societate, prin servicii postale, fiecaruia dintre actionarii care
inainteaza o cerere in acest sens.
Dupa completarea si semnarea procurii speciale
pentru reprezentarea actionarilor in Adunarea Generala Extraordinara sau
Ordinara a Actionarilor, in baza formularului de procura pus la dispozitie de
Societate, un exemplar original al procurii speciale, impreuna cu originalul
sau copia conforma cu originalul a documentelor mentionate mai sus privind
identificarea actionarului, reprezentantului legal si a mandatarului, va trebui
sa parvina Societatii cu cel putin 48 de ore anterior datei pentru care a
fost convocata Adunarea Generala Extraordinara/Ordinara a Actionarilor,
sub sanctiunea pierderii exercitiului dreptului de vot prin reprezentant in A.G.A.,
conform prevederilor legii. Procura va fi transmisa in original, pe suport de
hartie, la sediul social al Societatii situat in Loc. Copsa Mica, Oras Copsa
Mica, Str. Fabricilor nr. 1, Judet Sibiu, Romania, in plic inchis cu mentiunea
„PROCURA SPECIALA PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA si ORDINARA A
ACTIONARILOR DIN 2/5.04.2021.
d.
Vot prin corespondenta
Actionarii Societatii inregistrati la data de
referinta in registrul actionarilor tinut de Depozitarul Central S.A. au
posibilitatea de a vota prin corespondenta, inainte de Adunarea Generala a
Actionarilor, prin utilizarea formularului de vot prin corespondenta.
Formularul de vot prin corespondenta poate fi obtinut incepand cu data
publicarii convocatorului, prin transmiterea de catre Societate, prin servicii
postale, fiecaruia dintre actionarii care inainteaza o cerere in acest sens.
Formularele de vot prin corespondenta (completate de catre actionari si insotite de o copie a actului de identitate al actionarului persoana fizica/a reprezentantului legal al actionarului persoana juridica, precum si pentru persoanele juridice, de documentul oficial care ii atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului) vor trebui sa parvina in original la sediul Societatii situat la adresa mentionata mai sus pana la data de 31.03.2021, ora 13.00 in plic inchis cu mentiunea „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA si ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 2/5.04.2021”
SOMETRA S.A.
Presedintele Consiliului
de Administratie
Christos Efstathiadis
